ოფისის მენეჯერი - კომპანიის კოორდინატორული ცენტრი
ოფისის მენეჯერი არის ადამიანი, რომელიც ყიდულობს საოფისე ნივთებს, აწარმოებს დოკუმენტაციას, აკონტროლებს აღჭურვილობის მდგომარეობას და უზრუნველყოფს ოფისის გამართულ მუშაობას. ის არ იღებს გადაწყვეტილებას, რომელიც შედის ხელმძღვანელის კომპეტენციაში, თუმცა უზრუნველყოფს ხელმძღვანელის მიერ მიღებული გადაწყვეტილების შესრულებას.
ეს პოზიცია მრავალი ტიპის დავალებების შესრულებას მოითხოვს, ამიტომ მის საქმიანობაში უდიდეს როლს თამაშობს ისეთი პიროვნული თვისებები, როგორიცაა ენერგიულობა, თვითდისციპლინა, თვითკონტროლი, გამბედაობა, ინიციატივიანობა, სამართლიანობა.
ოფის მენეჯერის პირდაპირ მოვალეობებში შედის:
- საოფისე მომსახურება:
- ოფისში მოსული სტუმრების დახვედრა
- შრომის უსაფრთხოების წესების დაცვა
- სამუშაო კვირის დაგეგმვა - სატელეფონო ზარების მონიტორინგი
- ელექტრონული ფოსტის კონტროლი
- მონაცემთა ბაზის შექმნა მონიტორინგი
- მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების იდენტიფიცირებას
- შემომავალი/გამავალი კორესპონდენციის და დოკუმენტაციის მართვა- ადმინისტრირება:
- კორესპონდენციის მიღება, აღრიცხვა და დამუშავება
- მიღებული კორესპონდენციის გადამისამართება და კომპეტენციის ფარგლებში- მათზე პასუხის გაცემა
- მიღებული კორესპონდენციის ვადების და შემსრულებელი პირების კონტროლი
- მიღებული ინფორმაციის სწორი და სწრაფი გადანაწილება
- საოფისე მარაგების მართვა
- ოფისისთვის საჭირო ინვენტარის შეძენა და გადანაწილება.
- მარაგების შექმნა და განახლება
- ეთიკის ნორმების დაცვა
- კონფიდენციალურობის დაცვა
- ეთიკის სუბორდინაციის დაცვა
- კორპორატიული წესების დაცვა
- კონფლიქტური სიტუაციების მართვა
- ადმინისტრაციული საკითხების მართვა შეხვედრების ორგანიზება
- ხელმძღვანელის პირადი შეხვედრების დაგეგმვა
- უშუალო ხელმძღვანელის სხვა დავალებების შესრულება
- საქმიანი ვიზიტების/მივლინებების კოორდინირება
- შეხვედრებისათვის შესაბამის გარემოს შექმნა
- შეხვედრებისთვის საჭირო დოკუმენტების მომზადება
- პერსონალის საქმიანობის ორგანიზება
- პერსონალის საქმიანობის მონიტორინგი
- შესასრულებელი სამუშაოს გადანაწილება
- სამუშაო გარემოს მოწესრიგება
- ბიუჯეტირება
- ოფისის ყოველთვიური ხარჯების გაწერა
პიროვნული თვისებები
ამ პროფესიის ადამიანმა საკუთარ თავში უნდა შეითავსოს სხვადასხვა ტიპის პიროვნული თვისებები, რომლებიც საშუალებას მისცემს მას კოორდინაცია გაუწიოს მთელო ოფისს.
ამ თვისებებში შედის:
- კომუნიკაბელურობა
- კარგი მახსოვრობა
- პუნქტუალურობა
- როგორც დამოუკიდებელი, ასევე გუნდური მუშაობის უნარი
- პასუხისმგებლობის მაღალი გრძნობა
- საქმისადმი ერთგული დამოკიდებულება.
ოფისის მენეჯერი არის კომპანიის კოორდინატორული ცენტრი, რომელმაც იცის ყველა მისი თანამშრომლის ადგილსამყოფელი, დოკუმენტების მართებული გაფორმება, მოლაპარაკებათა ორგანიზება და დაწესებულების საქმიანობის სხვა მრავალი წვრილმანი დეტალი თუ მნიშვნელოვანი საკითხები.
როგორც უკვე ვხედავთ ოფის მენეჯერის ფუნქციები ძალიან ბევრ და მრავალფეროვან სამუშაოს მოიცავს, რომლებსაც ძირითადად 5- ჯგუფად ყოფენ:
- მენეჯმენტი. უპირველეს ყოვლისა, ეს არის ორგანიზაციული სტრუქტურის შემუშავება, ოფისის გრაფიკის დაგეგმვა, პერსონალის მენეჯმენტი ან მისი დამხმარე ნაწილის მართვა, მათი მუშაობის კონტროლი, კორპორატიული კულტურის განვითარება და ა.შ.
- ადმინისტრაციული. ამგვარი ფუნქციის შესრულება გულისხმობს დოკუმენტაციის ორგანიზებას, უწყებებს შორის ურთიერთობების მშენებლობას, ოფისის ზონებად დაყოფას და ა.შ.
- ეკონომიკური. საოფისე ტექნიკის, საკანცელარიო და სხვა სახარჯო ნივთების შეძენის ორგანიზება, ოფისის პერსონალის მომარაგება, ოფისის ქონების მოვლა-პატრონობა და ა.შ.
- საკონტროლო. ხელმძღვანელობის მიერ დასახული ამოცანების შესრულების კონტროლი, მატერიალური აქტივების ინვენტარიზაცია და აუდიტის ჩატარება
- ანგარიშგება. შიდა და გარე ანგარიშგების მომზადება, მენეჯმენტისთვის დოკუმენტაციის მიწოდება.
ყველა ამ ფუნქციის შესრულება მოითხოვს გარკვეულ პროფესიულ უნარებს -ისეთს როგორიცაა:
- ვერბალური და წერითი კომუნიკაციის ცოდნა
- ოფისში მოსული მომხმარებლებისთვის ნათლად და გარკვევით პასუხების გაცემა
- სიტუაციის ადეკვატურად შეფასება და მასზე დროული და სწორი რეაგირება
- ადამიანებისგან საჭირო ინფორმაციიის მიღება, როგორც პირდაპირი ასევე დახურული შეკითხვების გამოყენებით
- ოფისში მოსული მომხმარებლებისთვის შესაბამისი ახსნა-განმარტების მიცემა ან კომპეტენტურ თანამშრომელთან ინფორმაციის მისაღებად გადამისამართება
- სატელეფონო ზარებზე პასუხი და საჭირო ინფორმაციის მიწოდება
- ელექტრონული ფოსტის შემოწმება და მასზე რეაგირება
- მონაცემთა ბაზების შექმნა და განახლება
- მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების იდენტიფიცირება
- უსაფრთხოების წესების დაცვა საკუთარი კომპეტენციისა და შექმნილი სიტუაციის შესაბამისად
- უსაფრთხოების წესების დარღვევაზე დროულად და ადეკვატურად რეაგირება
- სამუშაო დროს ორგანიზაცია შინაგანაწესის და დაკისრებული მოვალეობების შესაბამისად
- მიღებული დავალებების პრიორიტეტის განსაზღვრა კლასიფიკაცია, განაწილება და შესრულების მონიტორინგი
- დავალების წერილობით (ხელით და ელექტრონულად) და ზეპირად ჩამოყალიბება
- მიღებული ინფორმაციის დამუშავება და მასზე სწრაფად რეაგირება
- კონკრეტული ამოცანისთვის საჭირო მატერიალურ-ტექნიკური საშუალებების განსაზღვრა და განახლების კოორდინირება
ოფისის მენეჯერის უფლებები
- მენეჯმენტის მიერ მისი მუშაობის შესახებ მიღებულ ახალი დებულებების გაცნობის
- ხელმძღვანელობისთვის სამუშაოს პროცესის გასაუმჯობესებლად წინადადების წარდგენის
- თანამშრომლებისგან და მენეჯმენტისგან მისთვის საჭირო ინფორმაციის, დოკუმენტაციის მოთხოვნის
ოფისის მენეჯერი ყველაზე მოთხოვნადი პროფესიაა. დღეს არ არსებობს ბიზნესი, რომელსაც არ საჭიროებდეს გამოცდილი ოფისის მენეჯერი.
ოფისის მენეჯერი არის კომპანიის კოორდინატორული ცენტრი, რომელმაც იცის ყველა მისი თანამშრომლის ადგილსამყოფელი, დოკუმენტების მართებული გაფორმება, მოლაპარაკებათა ორგანიზება და დაწესებულების საქმიანობის სხვა მრავალი წვრილმანი დეტალი თუ მნიშვნელოვანი საკითხები.
კონსულტაციისთვის და დახმარებისთვის კი მუდამ თქვენ გვერდით მიგულეთ მე და ჩემი კომპანია.
მხოლოდ ორიგინალური გადაწყვეტილებები - Lemons.ge
მისამართი: წერეთლის გამზ. #117ა
ელ. ფოსტა: info@lemons.ge
ოფისი: ( 995) 032 2 45 01 01
სხვა სიახლეები
