დროის მენეჯმენტი - დაიწყე შენი დღე გონივრულად

დროის მენეჯმენტი ეს ისეთი, საკითხია, რომელსაც ყველა განსხვავებულად უდგება, სწავლობს მის მართვას ან პრობლემად აღიქვამს და მუდმივ ჭიდილშია, რაც საბოლოო ჯამში ნეგატიურად აისახება, როგორც თქვენ ფიზიკურ, ასევე მენტალურ მდგომარეობაზე. წინასწარ განსაზღვრა თუ როგორ ატარებთ დღის ყოველ საათს, სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია თქვენი წარმატებისა და პროდუქტიულობისთვის. 

რა არის დროის მენეჯმენტი?

დროის მენეჯმენტი თქვენი დროის ეფექტურად დაგეგმვის ხელოვნებაა. ეს საშუალებას გაძლევთ ეფექტურად, პროდუქტიულად შეასრულოთ თქვენთვის საჭირო ამოცანები შესაბამის ვადებში. ეს გულისხმობს თქვენი სამუშაო სიის პრიორიტეტიზაციას, რათა გამოყოთ გადაუდებელი და მნიშვნელოვანი დავალებები, რაც დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ ვადების ცვლილება და მნიშვნელოვანი დავალებები დროულად დაასრულოთ.

წარმოგიდგენთ სტრატეგიებსა და რჩევებს, რომლის დახმარებით ეფექტურად წარმართავთ თქვენი დროის ყოველ წამს. გახსოვდეთ - თქვენი დრო ღირებული და ფასეულია. 

გაარკვიეთ, როგორ და რაში ხარჯავთ დროს

თქვენი პირადი დროის ოპტიმიზაციისთვის, ჯერ უნდა გაარკვიოთ, რაში ხარჯავთ მას. სცადეთ გულმოდგინედ დააორგანიზოთ თქვენი დრო ერთი კვირის განმავლობაში ყოველდღიური საქმიანობის ჩამოწერითა და განახლებით, რაც დაგეხმარებათ:

• განსაზღვროთ დღის ჭრილში რამდენი დავალება გაქვთ შესრულებული;
• გამოყოთ აქტივობები, რომლებმაც ყველაზე დიდი დრო წაგართვათ;
• ფოკუსირდეთ დავალებებზე.

ამ პროცესით საკმაოდ ნათელი ხდება, თუ რამდენი დრო გეხარჯებათ არაპროდუქტიულ აზრებზე, საუბრებსა და აქტივობებზე. განსაზღვრავთ დღის განმავლობაში, როდის ხართ ყველაზე პროდუქტიული, გეცოდინებათ როდის უნდა იმუშაოთ რთულ დავალებებზე, რომლებიც საჭიროებენ ყველაზე მეტ ყურადღებასა და კრეატიულობას.

მნიშვნელოვანია დააკვირდეთ რამდენად რეალურად აფასებთ სამუშაო დროს. შეადარეთ რამდენი დრო დაგჭირდათ გარკვეული ამოცანის ან პროექტის შესასრულებლად, ხშირად გადაჭარბებულად ვაფასებთ იმას, რაც რეალურად ნაკლებ დროში სრულდება. გაითვალისწინეთ ეს დეტალი დღის განრიგის შედგენისას, დარწმუნდით თქვენს რეალურ შესაძლებლობებში. 

განსაზღვრეთ პრიორიტეტები

დროის სწორად მართვისთვის მნიშვნელოვანია გაავლოთ მკვეთრი ზღვარი რა არის მნიშვნელოვანი და რა არის გადაუდებელი დავალება. ექსპერტები თანხმდებიან, რომ ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანა, როგორც წესი არ არის ყველაზე გადაუდებელი. თუმცა ჩვენ მიდრეკილები ვართ, რომ ბევრი გადაუდებელი დავალება დომინირებდეს ჩვენი დღის გეგმაში. პრიორიტეტების სწორად განაწილებაში ეიზენჰაუერის მატრიცა დაგეხმარებათ. დროის მენეჯმენტის მატრიცაში მოქმედებები ოთხ კვადრატში ნაწილდება: 

შექმენით ყოველდღიური განრიგი და მიჰყევით მას

ეს ნაბიჯი გადამწყვეტია სამსახურში დროის სწორად მართვისთვის. არ დაიწყოთ დღე თუ არ გაქვთ ორგანიზებული სამუშაო სია, რაც უნდა შეასრულოთ დღის მანძილზე. სამუშაო დღის ბოლოს შექმენით მომდევნო დღის დავალებების სია, რაც საშუალებას მოგცემთ დაიწყოთ დღე ოფისში მისვლისთანავე. ყველაფრის ჩამოწერით თავიდან აიცილებთ შფოთვასა და გამუდმებულ ფიქრს დავალებებზე, რომელიც შესასრულებელი გაქვთ. მშვიდი გონებით გაღვიძება თქვენს დღეს უფრო ნაყოფიერს გახდის და ახალი იდეებით შეუდგებით სამუშაოს. თუ ასე იმოქმედებთ დარწმუნდდებით, რომ დრო, რომელსაც დახარჯავთ მკაფიო გეგმის შესაქმნელად, არაფერია იმ დროსთან შედარებით, რასაც თქვენ დაკარგავთ დავალებების არათანმიმდევრულ შესრულებაში. 

დააჯგუფეთ მსგავსი ამოცანები

ერთი ტიპის დავალებების შესრულება სანამ ახალ დავალებაზე გადახვალთ, დაზოგავს თქვენს დროსა და ენერგიას. მსგავსი ამოცანების დაჯგუფება და მათი ერთად შესრულება დაგეხმარებათ დროის დაზოგვასა და საკუთარი თავის მოტივაციაში. მაგალითად, გამოყავით დროის ცალკეული მონაკვეთები სატელეფონო ზარების განსახორციელებლად, შეტყობინების დასაწერად, მეილზე საპასუხოდ. არ უპასუხოთ წერილებსა და შეტყობინებებს, როგორც კი მას მიიღებთ, რადგან ამით ყურადღება გაგეფანტებათ. 

მოერიდეთ მრავალი დავალების შესრულების სურვილს

ეს დროის მენეჯმენტის უმარტივესი რჩევაა, თუმცა შეიძლება ერთ-ერთი ყველაზე რთულად შესასრულებელი აღმოჩნდეს. ფოკუსირება მოახდინეთ სამუშაოზე და იყავით მობილიზირებულნი. შეიძლება მაცდური იყოს მრავალი დავალების ერთად შესრულების სურვილი, მაგრამ ამით თქვენ მხოლოდ უკან გადადგამთ ნაბიჯს. ფსიქოლოგიურმა კვლევებმა აჩვენა, რომ მრავალი დავალების შესრულება დროს არ ზოგავს, სინამდვილეში საპირისპირო შედეგი აქვს. თქვენ კარგავთ დროს და ამცირებთ პროდუქტიულობას ერთი დავალებიდან მეორეზე გადასვლისას. ეცადეთ არ გადატვირთოთ დღის გეგმა, შესასრულებელ სამუშაოზე მუდმივი ხაზგასმა (“ვაიმე რამდენი საქმე მაქვს”) არ შეამოკლებს დავალებების სიას, ამოისუნთქეთ, სწორად გადაანაწილეთ და შეასრულეთ თითოეული მათგანი ეტაპობრივად. 

დააწესეთ ლიმიტები

თქვენი ყოველდღიური განრიგის შექმნის ნაწილი უნდა მოიცავდეს დავალებებზე დროის ლიმიტების დაწესებას - თითოეულ დავალებას უნდა მიანიჭოთ შესრულებისთვის განსაზღვრული დრო და უფრო მეტი სიზუსტისთვის დროის მონაკვეთი, რომელშიც ამ დავალებას შეასრულებთ (შეიძლება შეასრულოთ 20 წუთში, მაგრამ საღამოს), ვიდრე უბრალოდ მიჰყვეთ და იმუშაოთ ჩამონათვალის დასრულებამდე. დავალებების სიები შესანიშნავი და მშვენიერია, მაგრამ ხანდახან შეიძლება შეიქმნას ილუზია, რომ საქმეს ვერასდროს ამთავრებთ. თუ ცდილობთ სტაბილური ტემპი შეინარჩუნოთ სამუშაო პროცესში, დაყავით თქვენი დავალებები გარკვეულ ეტაპებად და გააკეთეთ მოკლე შესვენებები მათ შორის. ეს ტექნიკა აბალანსებს თქვენს ტემპს, ამცირებს გონებრივ დატვირთვას და გინარჩუნებს მოტივაციას. 

ისწავლეთ უარის თქმა

თქვენ გაგიჭირდებათ ისწავლოთ სამსახურში დროის მართვა, თუ არ ისწავლით უარის თქმას. მხოლოდ თქვენ იცით, რისთვის გაქვთ დრო, ასე რომ, თუ გჭირდებათ უარის თქმა სხვის დახმარებაზე, ასეც მოიქეცით. 

უფრო სწორი იქნება სხვისი დახმარებისთვისაც გამოყოთ თქვენს დავალებებში დრო და უარის ნაცვლად, განუსაზღვრეთ როდის შეგეძლებათ მისთვის დახმარების გაწევა - ასე თქვენს საქმესაც წარმატებით დაასრულებთ და სხვებისთვისაც ემპათიური იქნებით. მოცემული რჩევა შესაძლოა პირველ ეტაპზე რთულად მოგეჩვენოთ, მაგრამ ეს უფრო ნათლად დაგანახებთ თქვენი დროისა და კომპეტენციის მნიშვნელობას. 

მეტი ორგანიზებულობა

ორგანიზებულობა თქვენი ყოველდღიურობის განუყოფელი ნაწილი უნდა იყოს. კვლევებმა აჩვენა, რომ არეულობა უარყოფით გავლენას ახდენს თქვენ ყოველდღიურობაზე (Roster, 2016). თუ ქაღალდების გროვა გაქვთ მიმოფანტული მთელ სამუშაო მაგიდაზე, თქვენთვის საჭირო ქაღალდის პოვნა თივის გროვაში ნემსის პოვნას ჰგავს. დამეთანხმებით, იმაზე რთული არაფერია ვიდრე შენი დროის ფუჭად დაკარგვა. შექმენით სისტემები ამოცანების ორგანიზებისა და შესრულებისთვის, რათა გაზარდოთ თქვენი ეფექტურობა. შეგიძლიათ მიჰყვეთ - „შეინახე“, „გააჩუქე“ და „გადააგდე“ - პრინციპს და ამ მეთოდის გამოყენებით გადაახარისხოთ ნივთები. 

შემდეგი ნაბიჯი ინფორმაციის დამუშავებაზე დახარჯული დროის გაუმჯობესებაა. მაგალითად,  ელექტრონულ ფოსტაზე დაკარგულ დროსთან საბრძოლველად, დანერგეთ, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მაქსიმალურად ეფექტურად დაამუშავოთ ინფორმაცია. გამოიყენეთ საქაღალდეები ან ფერადი კოდირებული სისტემა, რათა თვალყური ადევნოთ ინფორმაციას. 

შეწყვიტე დროის ფლანგვა

ადამიანები ჩერდებიან დავალებებზე სხვადასხვა მიზეზის გამო. შესაძლოა, დავალება უინტერესო ან უსიამოვნო აღმოჩნდეს. დროის გაყვანის შესაჩერებლად, დაფიქრდით ციტატაზე, რომელიც მარკ ტვენს მიეწერება - „თუ შენი საქმეა დღეს ბაყაყის ჭამა, უმჯობესია ეს დილით გააკეთო. თუ თქვენი საქმეა ორი ბაყაყის ჭამა, უმჯობესია ჯერ დიდი ბაყაყი შეჭამოთ'' -

 “If it’s your job to eat a frog today, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the big frog first”. 

დავალებები, რომლის შესრულებასაც ვაჭიანურებთ არის ''big frogs'', შეასრულეთ ეს ამოცანები დღის პირველ მონაკვეთში, რათა დროულად დაასრულოთ. კიდევ ერთი ვარიანტი თქვენი ამოცანების შესასრულებლად არის  “snowball” მეთოდი -  დაყავით დავალებები უფრო მცირე ნაწილებად, შეასრულეთ ჯერ პატარა-პატარა დავალებები და შემდეგ გადადით უფრო დიდი ამოცანის შესრულებაზე. რომელ მეთოდს აირჩევთ ეს თქვენზეა დამოკიდებული, მთავარია შექმნათ მათი დასრულებისას ჯილდოს სისტემა მოტივაციის შესანარჩუნებლად. 

დროის მენეჯმენტის დაუფლება არის უნარი, რომელსაც შეუძლია შეცვალოს თქვენი პირადი და პროფესიული ცხოვრება. დროის მენეჯმენტის მნიშვნელობის და უპირატესობების გაცნობიერებით, პრაქტიკული სტრატეგიების განხორციელებით, შეგიძლიათ გაზარდოთ თქვენი პოტენციალი, მიაღწიოთ თქვენ კარიერულ მიზნებს და იცხოვროთ სრულფასოვანი ცხოვრებით. დროის წარმატებულ მენეჯმენტს მივყავართ უფრო დიდ პიროვნულ ბედნიერებამდე და განვითარებისკენ ვიწვებთ ახალი ნაბიჯების გადადგმას.

კონსულტაციისთვის და დახმარებისთვის კი მუდამ თქვენ გვერდით მიგულეთ მე და ჩემი კომპანია.

მხოლოდ ორიგინალური გადაწყვეტილებები  - Lemons.ge

მისამართი: წერეთლის გამზ. #117ა

ელ. ფოსტა: info@lemons.ge

ოფისი: (+995) 032 2 45 01 01